V minulém článku jsem popisoval, jak nám Microsoft 365 Copilot pomáhá v LEADMACHINE napříč aplikacemi. Slíbil jsem, že se na jednotlivé části podívám podrobněji, a začnu tam, kde nám Copilot šetří nejvíc času: v Excelu. Kdo dělá B2B kampaně, ví, že Excel je náš denní chleba. Seznamy firem, kontakty, statusy hovorů, domluvené schůzky, reporty pro klienty. A právě tady se z Copilota stal skutečný parťák.

Excel, se kterým se mluví

Asi každý z nás někdy strávil půl hodiny hledáním správného vzorce na internetu, nebo bezradně koukal na kontingenční tabulku. S Copilotem to odpadá. Otevřete tabulku, vpravo dole kliknete na ikonu Copilota a napíšete, co potřebujete, obyčejnou češtinou. Třeba „Porovnej sloupec Statusy se sloupcem Komentář operátora a označ řádky, kde si odporují.“ Copilot si tabulku sám projde, pochopí, co v kterém sloupci je, a navrhne řešení. Buď rovnou výsledek, nebo nový sloupec se vzorcem, který si můžete zkontrolovat.

Na co ho používáme nejčastěji

U nás v LEADMACHINE Copilot v Excelu nejčastěji porovnává data podle vybraných sloupců, například když nám klient pošle aktualizovaný seznam firem a my potřebujeme zjistit, co se oproti původnímu změnilo. Kontroluje uzavřené případy před předáním klientovi, abychom měli jistotu, že je vše vyplněné, jak má. A připravuje souhrny pro klienty: kolik firem jsme oslovili, kolik schůzek domluvili, jaké byly nejčastější důvody odmítnutí. Z hodinové práce je tak pár minut.

Moje malá finta: prompty v poznámkovém bloku

Po pár týdnech jsem si všiml, že Copilotovi píšu pořád dokola ty samé pokyny. A protože dobrý prompt (tedy zadání pro AI) nebývá úplně krátký, vypisovat ho pokaždé znovu mě brzy přestalo bavit. Navíc jsem ho pokaždé napsal trochu jinak a výsledky se pak lišily.

Řešení je úplně obyčejné: poznámkový blok. Mám v něm uložené předpřipravené prompty pro činnosti, které se opakují. Stačí zkopírovat hotové zadání, vložit ho do Copilota a je hotovo. Jeden z nejpoužívanějších slouží k rozdělení databáze firem podle oborů:

Do sloupce N rozděl firmy na 3 zhruba stejně velké skupiny dle hlavního oboru ve sloupci Q. Spoj relevantní obory dohromady a pojmenuj je tak, aby bylo jasné, co vše obsahují. Pokud je jeden nebo více oborů dominantní, nech je samostatně a zbytek dej do kategorie „Ostatní“.

Tohle je přesně úkol, na který by klasický vzorec nestačil. Excel sám nepozná, že strojírenství a kovovýroba k sobě patří, ale IT služby už ne. Copilot to pochopí, obory rozumně seskupí a skupiny i srozumitelně pojmenuje. Ručně bych nad tím u větší databáze strávil klidně hodinu.

Výhody poznámkového bloku jsou dvě. Šetří to čas a výsledky jsou pokaždé stejně kvalitní, protože zadání je vždy stejné. A když prompt časem vylepším, stačí ho upravit na jednom místě.

Na co si dát pozor

Copilot v Excelu je skvělý pomocník, ale ne neomylný. Občas špatně pochopí, co je v kterém sloupci, hlavně když mají sloupce nejasné názvy. Pomáhá proto mít tabulku uklizenou: jasné názvy sloupců, žádné sloučené buňky, data ve formátu tabulky. A u výsledků, které jdou ke klientovi, platí stará známá rada: důvěřuj, ale prověřuj. Rychlá kontrola lidským okem se vždycky vyplatí.

Závěr

Copilot v Excelu pro nás není hračka, ale nástroj, který každý týden šetří hodiny rutinní práce. Nemusíte umět vzorce ani makra, stačí umět popsat, co chcete. A pokud nějakou činnost děláte pravidelně, založte si poznámkový blok s prompty. Je to maličkost, která práci s AI posune o úroveň výš. Tak do toho!

Stanislav Jarolímek
Email: stanislav@leadmachine.cz
Úvodní obrázek: Microsoft 365 Copilot